Päivitetty 6. maaliskuuta 2025 (2.0)
1. Keitä me olemme
2. Ketä tämä tietosuojailmoitus koskee?
3. Mitä tietoja se koskee?
4. Keräämämme tiedot ja miten käytämme niitä
5. Kansainväliset siirrot
6. Paljastaminen
7. Palveluntarjoajat
8. Tietojesi pitäminen ajan tasalla
9. Säilyttäminen
10. Sinun oikeutesi
Antalis on ranskalainen Société par Actions Simplifiée -tyyppinen yhtiö (yksinkertaistettu yhtiö), joka on rekisteröity Nanterren Registre du Commerce et des Sociétés'ssa numerolla 410 336 069, ja jonka rekisteröity toimisto sijaitsee osoitteessa 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (Ranska).
"Antalis Group" tarkoittaa Antalis SAS:ää ja kaikkia sen suoria ja välillisiä tytäryhtiöitä.
Antalis on osa KPP Group Holdings Co., Ltd. -konsernia, joka on maailmanlaajuinen johtaja paperien, pakkausratkaisujen ja visuaalisen viestinnän jakelussa. Yhtiön pääkonttori sijaitsee Japanissa, ja se on listattu Tokion pörssiin (ISIN JP3293350009). Tilikaudella 2023 konsernin liikevaihto oli 659,1 miljardia Japanin jeniä (noin 4,3 miljardia euroa). Antalis toimii Euroopassa, Latinalaisessa Amerikassa ja Pohjois-Amerikassa, ja on johtava B2B-tuotteiden ja -palvelujen jakelija. Yritys tarjoaa edistyksellisiä verkkokaupparatkaisuja paperituotteiden, teollisuuspakkausten ja visuaalisen viestinnän materiaalien alalla. Antaliksen pääkonttori sijaitsee Pariisin alueella (Ranskassa), ja konserni toimii 31 maassa palvellen yli 100 000 asiakasta 4000 työntekijän voimin. Konsernin 105 varastoa ja tuotantolaitosta keskittyvät ympäristövastuullisuuteen ja tarjoavat maailmanluokan palveluja.
Antalis Group on sitoutunut keräämään, säilyttämään ja käyttämään henkilötietoja Euroopan unionin ja muiden alueiden tietosuojalainsäädännön käytäntöjen mukaisesti.
Code of Conductin kautta Antalis Group tunnustaa jokaisen yksilön perustavanlaatuisen ja luovuttamattoman oikeuden yksityiselämän ja henkilötietojen suojaan. Olemme sitoutuneet toteuttamaan tarvittavat menettelyt, jotta henkilötietojen keruu ja käsittely tapahtuvat soveltuvan lainsäädännön mukaisesti sekä yksilöitä, heidän tietojensa turvallisuutta ja luottamuksellisuutta kunnioittaen.
Antalis Group tekee työtä päivittääkseen prosessejaan EU:n tietosuojaa koskevan asetuksen 2016/679 mukaiseksi käynnistämällä sisäisen tietosuojaohjelman tukemaan yhtenäisiä standardeja kautta Antalis Groupin henkilötietojen keräämisessä, käytössä ja hallinnassa.
Henkilötietojesi rekisterinpitäjänä toimii Antalis tai kyseinen Antaliksen tytäryhtiö, jonka kanssa harjoitat liiketoimintaa (jäljempänä "ANTALIS").
Tässä tietosuojakäytännössä selitetään, miten voimme kerätä, käyttää ja paljastaa tietoja asiakkaista, toimittajista, osakkaista ja muista yrityskontakteista ja kuvaillaan, mitä oikeuksia sinulla on omien henkilötietojesi suhteen.
Liikekumppanimme
"Liikekumppaneilla" tarkoitetaan mitä tahansa kolmatta osapuolta, jolla on liiketoimintasuhde johonkin Antalis Groupin yhtiöön, mukaan lukien asiakkaat, tavarantoimittajat, konsultit, asiamiehet tai palveluntarjoajat.
Tämä tietosuojaseloste koskee kaikkia liikekumppaneitamme sekä mahdollisia tulevia liikekumppaneita. Se koskee henkilötietoja, joita kerätään olemassa olevan tai mahdollisen liiketoimintasuhteen aikana.
Se koskee myös liikekumppanin työntekijöiden henkilötietoja, joita voimme saada osana tuotteiden ja palveluiden toimitusta. Tällaisissa olosuhteissa asiakkuuspäällikkömme on vastuussa siitä, että kaikille asianomaisille yksilöille ilmoitetaan, että heidän henkilötietojaan toimitetaan meille ja tarkoituksista, joita varten käytämme tietoja. Tämä voidaan tehdä esittämällä heille kopio tästä tietosuojaselosteesta.
Lisäksi tämä tietosuojaseloste kattaa nykyisten tai tulevien liikekumppaneidemme henkilötiedot, jotka ovat yhteydessä ANTALIKSEEN rekisteröitymällä vastaanottamaan viestintää, kuten sähköpostihälytyksiä ja julkaisuja, tai jotka osallistuvat ANTALIKSEN järjestämiin tapahtumiin tai yhdessä muiden organisaatioiden tai yhdistysten kanssa järjestettäviin tapahtumiin.
Tässä tietosuojaselosteessa "henkilötiedoilla" tarkoitetaan tietoja (joko sähköisiä tai kirjallisia), jotka liittyvät henkilöön, joka voidaan tunnistaa suorasti tai epäsuorasti, erityisesti tunnisteen, kuten nimen, tunnusnumeron, sijaintitietojen, verkkotunnuksen tai muiden tekijöiden perusteella, jotka koskevat kyseisen henkilön fyysistä, fysiologista, geneettistä, henkistä, taloudellista, kulttuurista tai sosiaalista identiteettiä.
Se sisältää myös henkilötietojen erityisryhmiä ("erityiset tietoryhmät"), joista voidaan määrittää tai päätellä yksilön etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonto tai muut samantyyppiset uskomukset, ammattiyhdistysjäsenyys, fyysisen terveyden tai mielenterveyden tila tai sairaus (mukaan lukien biometriset ja geneettiset tiedot), sukupuolielämä/-suuntautuminen tai oikeudelliset tiedot (mukaan lukien rikokseen syyllistyminen tai väitetty rikokseen syyllistyminen ja siitä langetettu tuomio tai rangaistus).
ANTALIS kerää erityisiä tietoryhmiä vain, jos se on tarpeen jäljempänä kuvattuja tarkoituksia varten. Lisätietoa siitä, milloin ja miksi meidän tulee ehkä tehdä näin, on kappaleessa 4, "Keräämämme tiedot ja miten käytämme niitä".
ANTALIS voi käyttää henkilötietojasi erilaisiin tarkoituksiin jäljempänä kuvatuin tavoin.
ANTALIS on sitoutunut keräämään ja käyttämään vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen tuotteiden ja palveluiden toimittamiseksi asiakkaillemme; muodostaakseen ja/tai ylläpitääkseen liikesuhteita liikekumppaneidensa kanssa ja lähettääkseen henkilöille viestejä tuotteista ja palveluista, joiden se kohtuullisesti katsoo kiinnostavan heitä ja/tai mikäli nämä henkilöt ovat muilla tavoin vahvistaneet halunsa vastaanottaa viestejä ANTALIKSELTA. Lisätietoja tarkoituksista, keräämistämme tiedoista, tietojen lähteistä ja ANTALIKSEN käyttämästä laillisesta toimivallasta saat lähettämällä pyynnön osoitteeseen dpo@antalis.com.
Joissakin tapauksissa sinun voi olla pakollista lähettää henkilötietojasi ANTALIKSELLE voidaksemme tarjota sinulle tai työnantajallesi tuotteita ja palveluita, pitääksemme sinuun yhteyttä tai noudattaaksemme ANTALIKSEN oikeudellisia velvoitteita.
Henkilöllisyys, ristiriidat, rahanpesun vastaisuus ja muut tarkastukset
ANTALIS kerää erilaisia tietoja liikekumppaneistaan osana 'uusien yhteyshenkilöiden' perehdyttämisprosessiamme. Tähän voidaan viitata nimikkeillä "Due diligence" (huolellisuustarkastus) tai "Know Your Client" (tunne asiakkaasi) tai "Know Your Supplier" (tunne toimittajasi). Tarkastuksia voivat olla jotkut seuraavista tai ne kaikki:
Nämä tarkastukset tehdään lainsäädännöllisistä, sääntelyllisistä tai liiketoiminnallisista syistä, ja ne saatetaan joutua toistamaan liiketoimintasuhteemme aikana. On tärkeää, että toimitat meille kaikki tarvittavat tiedot ja asiakirjat, jotta ne eivät vaikuta kykyymme toimittaa sinulle tuotteita ja palveluita.
Voimme käyttää kolmannen osapuolen lähteitä saadaksemme joitakin näistä tiedoista. Lisätietoja saat lähettämällä pyynnön seuraavaan sähköpostiosoitteeseen dpo@antalis.com.
Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen
ANTALIS voi kerätä tai luoda sinua koskevia lisätietoja liiketoimintasuhteemme aikana voidakseen toimittaa tuotteita ja palveluita.
Lisäksi voimme käyttää henkilötieojasi:
Muut liiketoiminnan tapahtumat
Osana liiketoimintaasi ja muita kaupallisia toimia ANTALIKSEN kanssa voimme kerätä tai generoida tietoja sinusta. Voimme käyttää näitä henkilötietoja suhteemme hallinnointiin ja ylläpitääksemme sopimussuhteita, tilinpidollisiin ja verotuksellisiin tarkoituksiin ja noudattaaksemme regulatiivisia velvoitteitamme.
Voimme myös jakaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa, jos myymme tai ostamme yrityksiä tai varoja, missä tapauksessa meidän tulee ehkä paljastaa henkilötietoja kyseisen yrityksen tai varan mahdolliselle myyjälle tai ostajalle ja sen yritysneuvojille. Mikäli Antaliksen tytäryhtiö tai sen kaikki varat myydään kolmannelle osapuolelle, henkilötiedot sisältyvät siirrettäviin varoihin.
Tiloissamme kerättävät tiedot
Jos käyt tiloissamme, ANTALIKSEN tai tilojamme hallitsevan yksikön käyttämät valvontakamerat voivat kuvata sinua. Rakennukseen pääsyä hallitsevat järjestelmät voivat lisäksi tallentaa toimistoomme saapumisen ja sieltä poistumisen sijainnin, ajan ja päivämäärän.
Tiedonvälitys
Sovellettavan lain salliessa ANTALIS voi tallentaa ja/tai tarkkailla ANTALIKSEN verkkoon tehtyjä ja vastaanotettuja puheluita ja sähköisiä viestejä suojatakseen yritystämme ja tarkistaakseen käytäntöjemme ja asiaan kuuluvien laillisten vaatimusten noudattamisen. Tallentaminen ja/tai tarkkailu suoritetaan laillisia liiketoiminnan tarkoituksia varten ja sovellettavan lainsäädännön ja asetusten mukaisesti. Tämä voi sisältää seuraavia tarkoituksia:
Voidaksemme kommunikoida tehokkaasti, voimme lähettää kirjeenvaihtoa ja asiakirjoja salaamattomina sähköpostiviesteinä. Sinä ymmärrät, että se ei ole taatusti suojattu viestintätapa ja että toimituksella ei ole palvelunormeja. Jos haluat, että emme käytä salaamatonta sähköpostia, keskustele asiasta ANTALIS-yhteyshenkilösi kanssa.
Markkinointi ja liiketoiminnan kehittäminen
ANTALIS kerää tietoja markkinoinnin ja liiketoiminnan kehittämisen tarkoituksiin ja osana asiakassuhteidensa yleistä hallinnointia. Voimme käyttää joitakin henkilötietoja asiakkaan viihdetarkoituksiin, mukaan lukien kiinnostuksenkohteidesi ja mieltymystesi tallentaminen.
Voimme käyttää henkilötietojasi lähettääksemme sinulle tietoa tuotteistamme ja palveluistamme, alan kehityksestä, esitteitä, lehdistöjulkaisuja ja kutsuja seminaareihin sähköpostitse tai postitse tai käyttämällä sosiaalista mediaa tai sosiaalisen verkostoitumisen sivustoja. Voit valita aiheet ja alueet, joista olet kiinnostunut rekisteröityessäsi sivustollemme. Voit päivittää valintojasi tai peruuttaa suostumuksesi milloin vain. Lisätietoja oikeuksiesi käyttämisestä on kappaleessa 10 "Sinun oikeutesi".
Tapahtumat
Jos osallistut ANTALIKSEN järjestämään tapahtumaan tai sen kanssa yhteistyössä järjestettyyn tapahtumaan, keräämme yhteystietosi osana tapahtumaan rekisteröitymistä. Nämä tiedot saattavat sisältää tietoja ruokavaliovaatimuksista sekä terveydentilaan tai vammoihin liittyviä tietoja, jotka on otettava huomioon tapahtumaan osallistumisen yhteydessä. Jos tapahtuma järjestetään yhteistyössä kolmannen osapuolen kanssa tai se pidetään ulkoisessa tilassa, saatamme joutua jakamaan henkilötietojasi kyseiselle kolmannelle osapuolelle, mukaan lukien tapahtuman järjestäjä tai tilan omistaja. Vain tapahtuman tarkoituksiin välttämätön vähimmäistieto jaetaan. Mikäli tapahtuman järjestää kolmas osapuoli, kyseinen kolmas osapuoli on vastuussa siitä, että sinulle ilmoitetaan mahdollisista markkinointitoimenpiteistä ja että sinulta pyydetään suostumuksesi tarvittaessa.
Evästeet
Jos käytät sivustojamme, ilmoitamme sinulle, että niillä käytetään evästeitä ja muita verkkosivustojen liikennettä analysoivia työkaluja (esim. Pixel Tracking, Google Analytics jne.). Napsauta linkkiä cookies-use-policy saadaksesi lisätietoja näiden työkalujen käytöstä tai lähetä pyyntö osoitteeseen dpo@antalis.com.
ANTALIS on globaalisti toimiva kansainvälinen yritys. Useimpien kansainvälisten yritysten tavoin myös ANTALIS on keskittänyt asiakashallintonsa ja asiakirjahallintansa Euroopan unionin alueelle. Lisäksi, kun hankkeet ulottuvat useamman kuin yhden lainkäyttöalueen alueelle, kaikki ANTALIKSEN sisällä kyseisen asian parissa työskentelevät henkilöt tarvitsevat pääsyn tietoihin. Tästä syystä henkilötietojasi voidaan siirtää alkuperämaan rajojen ulkopuolelle (mikä voi sisältää siirtoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle) ja niitä voidaan käyttää ANTALIKSESSA maailmanlaajuisesti.
ANTALIS on ryhtynyt kaikkiin tarvittaviin suojaus- ja oikeudellisiin varotoimiin taatakseen ANTALIKSEN sisällä siirrettävien henkilötietojen suojauksen ja eheyden. Näin kaikkiin ETA:sta peräisin oleviin henkilötietoihin sovelletaan Euroopan unionin tietosuojalainsäädäntöä ja samoja henkilötietojen suojausstandardeja. Näin ollen henkilötietosi saavat samantasoisen suojauksen huolimatta niiden sijainnista ANTALIKSESSA.
Henkilötietojasi saattavat käyttää myös ANTALIKSEN muissa maissa sijaitsevat palveluntarjoajat. Lisätietoja aiheesta on kappaleessa 7 "Palveluntarjoajat".
ANTALIS saattaa luovuttaa henkilötietojasi (i) jos se on tarpeen ilmoitettuihin tarkoituksiin, myös ANTALIKSEN sisällä; (ii) jos se on sovellettavan lain mukaan pakollista; (iii) uudelleenorganisoinnin, myynnin tai sulautumisen yhteydessä; (iv) jos uskomme, että luovuttaminen on tarpeen sopimusehtojen ja muiden sopimusten täytäntöönpanemiseksi tai soveltamiseksi tai muutoin ANTALIKSEN oikeuksien, omaisuuden tai turvallisuuden suojaamiseksi ja puolustamiseksi;
Haluaisimme kiinnittää erityistä huomiota tosiasiaan, että joillakin lainkäyttöalueilla ANTALIKSELLA on laillinen velvoite ilmoittaa epäilyttävistä tapahtumista ja muusta toiminnasta sääntelyviranomaisille rahanpesun vastaisuutta, terrorismin rahoittamista ja sisäpiirikauppojen vastaisuutta koskevan lainsäädännön nojalla. ANTALIS voi lisäksi ilmoittaa epäilemästään rikollisesta toiminnasta poliisille ja muille lainvalvontaelimille. Meillä ei välttämättä ole lupaa ilmoittaa tästä sinulle ennen tietojen paljastamista, tai milloinkaan.
Liiketoimintakumppaneidemme henkilötietoja saavia kolmansia osapuolia voivat olla esimerkiksi:
ANTALIS suorittaa kohtuullisia toimia paljastaakseen kussakin tapauksessa vain tarvittavien tietojen vähimmäismäärän.
ANTALIKSELLE palveluja tarjoaviin kolmansiin osapuoliin viitataan "alihankkijoina". ANTALIS tekee alihankkijoiden kanssa sopimuksia, joissa otetaan huomioon asianmukaisen tietosuojalainsäädännön vaatimukset. Alihankkijoiden edellytetään käyttävän asianmukaisia suojaustoimia henkilötietojen suojaamiseksi ja niitä kielletään käyttämästä henkilötietoja muuten kuin ANTALIKSEN ilmoittavalla tavalla.
Alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja ANTALIKSEN puolesta, voivat sijaita Euroopassa tai muissa maissa kautta maailman. ANTALIS varmistaa, että alihankkijat noudattavat sovellettavaa lainsäädäntöä henkilötietojen siirtämisessä sen lainkäyttöalueen ulkopuolelle, jossa ne alun perin kerättiin. Koskien Euroopan talousalueella kerättyjä tietoja tai ETA:n alueen rekisteröityjä koskevien tietojen suhteen ANTALIS edellyttää alihankkijoita suorittamaan mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirtämiseen kolmansiin maihin sovellettavan Euroopan unionin tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Jos haluat lisätietoa alihankkijoista, joiden kanssa teemme yhteistyötä, ota yhteyttä globaaliin tietosuojavaltuutettuun lähettämällä pyyntö sähköpostiosoitteeseen dpo@antalis.com.
ANTALIS tekee kaikkensa pitääkseen hallussaan olevat henkilötiedot paikkansapitävinä ja täydellisinä. Jotta meillä olisi varmasti ajan tasalla olevia tietoja sinusta, on tärkeää, että ilmoitat meille yhteystietojesi tai muiden henkilötietojesi muutoksista. Ota yhteyttä tavanomaisesti käyttämääsi ANTALIKSEN yhteyshenkilöösi. Voit myös ottaa yhteyttä ANTALIKSEN globaaliin tietosuojavaltuutettuun lähettämällä pyynnön sähköpostiosoitteeseen dpo@antalis.com.
ANTALIS säilyttää henkilötietoja kappaleessa 4 kuvailtuja tarkoituksia varten vain niin kauan kuin tarpeen: "Keräämämme tiedot ja miten käytämme niitä". Huomaa, että säilytyksen pituus voi vaihdella eri lainkäyttöalueilla. Henkilötietoja säilytetään yleensä vähintään 2 vuoden ajan.
Saatamme joutua säilyttämään tietoja pidempään sovellettavan vanhentumisajan mukaisesti, jotta voimme vahvistaa, käyttää tai puolustaa laillisia oikeuksiamme tai arkistointi- ja historiallisia tarkoituksia varten. Henkilötiedot tehdään nimettömiksi yksilöitä tunnistavia yksityiskohtia poistamalla, vaihtamalla tai estämällä, mikäli se on mahdollista ja käytännöllistä.
Jos haluat lisätietoa tietojen säilyttämiskäytännöstä, ota yhteyttä globaaliin tietosuojavaltuutettuun lähettämällä pyyntö sähköpostiosoitteeseendpo@antalis.com.
Sinulla on seuraavat henkilötietoihisi liittyvät oikeudet:
Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä ANTALIKSEN globaaliin tietosuojavaltuutettuun lähettämällä pyyntö sähköpostiosoitteeseen dpo@antalis.com.
Sähköpostin lähettäminen ja sähköinen yhteydenpito suoramarkkinointitarkoituksessa
Kun avaat tilin tai rekisteröidyt ensimmäistä kertaa meille, ANTALIS kysyy, haluatko vastaanottaa markkinointi-/kaupallista tietoa ANTALIKSELTA. Mikäli haluat vastaanottaa tietoja ANTALIKSELTA, valitse ruutu "Hyväksyn markkinointi- ja kaupallisten tietojen tai tarjousten vastaanottamisen Antalis Groupilta tai sen puolesta millä tahansa sähköisellä viestintävälineellä tämän tietosuojailmoituksen mukaisesti". Mikäli kieltäydyt tietojen vastaanottamisesta, jätä valintaruutu tyhjäksi.
OPT-IN:
Mikäli suostut vastaanottamaan tietoa ANTALIKSELTA, ANTALIS saa luvan lähettää sinulle digitaalista tai painettua markkinointi-/kaupallista tietoa, kuten esimerkiksi tuotetietoja, kaupallisia tarjouksia, tietoja tapahtumista, tietoa projekteista tai kutsuja.
Tai, mikäli sovellettavissa:
DOUBLE OPT-IN:
Mikäli olet suostunut vastaanottamaan tietoa, saat sähköpostin, jossa pyydetään napsauttamaan linkkiä vahvistaaksesi suostumuksesi vastaanottaa markkinointi-/kaupallista tietoa tai tarjouksia ANTALIKSELTA, sen tytäryhtiöiltä tai heidän virallisilta jakelijoiltaan sähköpostitse.
TILAUKSEN PERUUTTAMINEN:
Entä jos olet alle 16-vuotias?
Mikäli olet alle 16-vuotias tai oman maasi lain mukaan alaikäinen, muista hankkia lupa vanhemmiltasi / holhoojiltasi ennen kuin toimitat meille henkilötietojasi. Alle 16-vuotiaat tai maassasi laissa säädetyn alaikäiset eivät saa antaa meille henkilötietojaan ilman mainitun tyyppistä lupaa.
Oikeus tehdä valitus
Mikäli vastauksemme ei tyydytä sinua tai jos uskot meidän käsittelevän henkilötietojasi laittomalla tavalla, voit tehdä valituksen asianmukaiselle tietosuojavaltuutetulle omassa maassasi.
Tähän ilmoitukseen tehtävät korjaukset
Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty tammikuussa 2024. Voimme tehdä aika ajoin muutoksia tietosuojailmoitukseen tai muokata sitä tarvittaessa noudattaaksemme sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä. Sinun kannattaa tarkastaa ilmoitus aika ajoin muutosten varalta. Kaikki tietosuojailmoituksen ehtoihin tehtävät muutokset astuvat voimaan päivästä, jolloin ne julkaistaan sivustoillamme.
Tiedustelu
Mikäli sinulla on kysyttävää tästä tietosuojailmoituksesta, ota yhteyttä ANTALIKSEN globaaliin tietosuojavaltuutettuun lähettämällä pyyntö sähköpostiosoitteeseen dpo@antalis.com.