Privacy Policy

 

Tietosuojailmoitus - Asiakkaat ja kolmannet osapuolet

Voimaantulopäivämäärä: Heinäkuu 2018

Sisällys

1. Keitä me olemme

2. Ketä tämä tietosuojailmoitus koskee?

3. Mitä tietoja se koskee?

4. Keräämämme tiedot ja miten käytämme niitä

5. Kansainväliset siirrot

6. Paljastaminen

7. palveluntarjoajat

8. Tietojesi pitäminen ajan tasalla

9. Säilyttäminen

10. Sinun oikeutesi

 

 

1. Keitä me olemme

Antalis (“ANTALIS”) on ranskalainen Société Anonyme, jonka osakepääoma on 213 000 000 euroa, joka on rekisteröity Nanterren Registre du Commerce et des Sociétés'ssa numerolla 410 336 069, ja jonka rekisteröity toimisto sijaitsee osoitteessa 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (Ranska).

ANTALIS-konserni on johtava ammattimainen papereiden ja pakkausratkaisujen jakelija sekä merkittävä suurkuvaratkaisujen toimittaja Euroopassa ja muualla maailmassa (Yhdysvaltojen ulkopuolella). ANTALIS-konserni on alan ainoa yritys joka toimii 43 maassa tytäryhtiöidensä kanssa. ANTALIS-konserni tarjoaa yhden markkinoiden laajimmista ja monipuolisimmista tuotevalikoimista ja ratkaisuista ja antaa asiakkailleen korkeatasoista ja uraa uurtavaa palvelua mukauttamalla, asiantuntemuksella ja logistiikalla, pääasiassa 123 jakelukeskuksensa kautta kaikkialla maailmassa.

Kansainvälisten ANTALIS-yhtiöidemme yhteystiedot ovat nähtävissä sivustollamme www.antalis.com.

ANTALIS on sitoutunut keräämään, ylläpitämään ja käyttämään asiakkaidensa ja liikekumppaneidensa henkilötietoja vastuullisesti. Euroopan unionin ja muiden alueiden tietosuojalainsäädännöt asettavat ANTALIKSELLE tiukat ehdot.

ANTALIS on tehnyt menettelysääntöjensä kautta itselleen ja yrityskonsernilleen lausunnon, jolla Konserni tunnustaa jokaisen henkilön perustavanlaatuisen ja luovuttamattoman oikeuden suojata omaa yksityiselämäänsä ja henkilötietojaan, sitoutumisen toteuttaa tarvittavia menetelmiä, jotta sen toimintansa yhteydessä tapahtuva henkilötietojen kerääminen ja käsittely suoritetaan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti ja kunnioittaen yksilöitä ja heidän tietojensa suojausta ja luottamuksellisuutta. Lue lisää sivustollamme www.antalis.com.

ANTALIS-konserni tekee työtä päivittääkseen prosessejaan EU:n tietosuojaa koskevan asetuksen 2016/679 mukaiseksi käynnistämällä sisäisen tietosuojaohjelman tukemaan yhtenäisiä standardeja kautta ANTALIS-konsernin henkilötietojen keräämisessä, käytössä ja hallinnassa.
 

Henkilötietojesi rekisterinpitäjä on ANTALIS-yhtiö tai -yhtiöt, joiden kanssa käyt kauppaa ja/tai ANTALIS, johon jäljempänä viitataan sanalla ANTALIS.

Tässä tietosuojakäytännössä selitetään, miten voimme kerätä, käyttää ja paljastaa tietoja asiakkaista, toimittajista, osakkaista ja muista yrityskontakteista ja kuvaillaan, mitä oikeuksia sinulla on omien henkilötietojesi suhteen. Lue se huolellisesti.

 

2. Ketä tämä tietosuojailmoitus koskee?

Asiakkaat

Tämä ilmoitus koskee yksittäisiä asiakkaita, joiden kanssa käymme kauppaa, mukaan lukien mahdolliset asiakkaat. Se koskee henkilötietoja, joita kerätään osana asiakkaisen perehdyttämisprosessia ja asiakassuhteen aikana kerättyjä tietoja. 

Se koskee myös asiakaskokonaisuuden työntekijöiden henkilötietoja, joita voimme saada osana tuotteiden ja palveluiden toimitusta. Tällaisissa olosuhteissa pääasiallinen asiakaskontaktimme on vastuussa siitä, että kaikille asianomaisille yksilöille ilmoitetaan, että heidän henkilötietojaan toimitetaan meille ja tarkoituksista, joita varten käytämme tietoja. Tämä voidaan tehdä esittämällä heille kopio tästä ilmoituksesta.

Osakkaat

Yllä oleva kuvaus pätee myös osakkaisiimme.

Toimittajat

Yllä oleva kuvaus pätee myös toimittajiimme.

Liikekumppanit

Tämä ilmoitus koskee lisäksi yksilöitä, jotka eivät ole nykyisiä tai entisiä osakkaita, mutta jotka ovat yhteydessä ANTALIKSEN kanssa rekisteröitymällä vastaanottamaan yhteydenpitoa, kuten sähköpostiviestejä ja julkaisuja tai jotka osallistuvat ANTALIKSEN järjestämiin tapahtumiin (joko yksin tai yhdessä kumppaniorganisaatioiden kanssa).

 

Muut kontaktit

Tämä ilmoitus kattaa sellaisten yksilöiden henkilötiedot, joiden kanssa ANTALIKSELLA on liiketoimintajärjestely tai muu yhteys liiketoimintansa osana, kuten edustajat, muut sidosryhmät ja vastapuolet.

 

3. Mitä tietoja se koskee?

Tässä tietosuojailmoituksessa "henkilötiedoilla" tarkoitetaan tietoja (joko sähköisiä tai kirjallisia), jotka liittyvät henkilöön joka voidaan tunnistaa suorasti tai epäsuorasti, erityisesti tunnisteen, kuten nimen, tunnusnumeron, sijaintitietojen, verkkotunnuksen tai muiden tekijöiden perusteella, jotka koskevat kyseisen henkilön fyysistä, fysiologista, geneettistä, henkistä, taloudellista, kulttuurista tai sosiaalista identiteettiä.

Se sisältää myös henkilötietojen erityisryhmiä ("erityiset tietoryhmät"), joista voidaan määrittää tai päätellä yksilön etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonto tai muut samantyyppiset uskomukset, ammattiyhdistysjäsenyys, fyysisen terveyden tai mielenterveyden tila tai sairaus (mukaan lukien biometriset ja geneettiset tiedot), sukupuolielämä/-suuntautuminen tai oikeudelliset tiedot (mukaan lukien rikokseen syyllistyminen tai väitetty rikokseen syyllistyminen ja siitä langetettu tuomio tai rangaistus).

ANTALIS kerää erityisiä tietoryhmiä vain, jos se on tarpeen seuraavia tarkoituksia varten. Lisätietoa siitä, milloin ja miksi meidän tulee ehkä tehdä näin, on alla olevassa kappaleessa 4, "Keräämämme tiedot ja miten käytämme niitä".

 

4. Keräämämme tiedot ja miten käytämme niitä

ANTALIS voi käyttää henkilötietojasi erilaisiin tarkoituksiin seuraavissa kappaleissa esitellyin tavoin.

ANTALIS on sitoutunut keräämään ja käyttämään vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen tuotteiden ja palveluiden toimittamiseksi asiakkaillemme; muodostaakseen ja/tai ylläpitääkseen liikesuhteita liikekumppaneidensa kanssa ja lähettääkseen henkilöille viestejä tuotteista ja palveluista, joiden se kohtuullisesti katsoo kiinnostavan heitä ja/tai mikäli nämä henkilöt ovat muilla tavoin vahvistaneet halunsa vastaanottaa viestejä ANTALIKSEN. Lisätietoja tarkoituksista, keräämistämme tiedoista, tietojen lähteestä ja niihin liittyvästä oikeudellisesta toimivallasta saat lähettämällä pyynnön seuraavaan sähköpostiosoitteeseen dpo@antalis.com.

Joissakin tapauksissa sinun voi olla pakollista lähettää henkilötietojasi ANTALIKSELLE voidaksemme tarjota sinulle (tai työnantajallesi) tuotteita ja palveluita, pitääksemme sinuun yhteyttä tai noudattaaksemme ANTALIKSEN oikeudellisia velvoitteita.

Henkilöllisyys, ristiriidat, rahanpesun vastaisuus ja muut tarkastukset

ANTALIS kerää erilaisia tietoja asiakkaistaan ja kontakteistaan osana uutta perehdyttämisprosessia. Tähän voidaan viitata nimikkeillä "due diligence" tai “Know Your Client” tai “Know Your Supplier”. Tarkastuksia voivat olla jotkut seuraavista tai ne kaikki:

  • Henkilöllisyyden tarkastus: todiste nimestä ja osoitteesta    
  • Yrityksen ja muiden oikeudellisten yksikköjen todellinen omistaja
  • Ristiriitatarkastukset: eturistiriitojen välttämiseksi
  • Rahanpesun vastaisuus, rikosten tuottama hyöty ja terrorismin rahoituksen tarkastukset
  • Poliittisesti vaikutusvaltaisten henkilöiden tarkastukset: joilla on merkittävä rooli hallituksessa, oikeuslaitoksissa, tuomioistuimissa, keskuspankeissa, suurlähetystöissä, asevoimissa ja valtion omistuksessa olevissa yhtiöissä, mukaan lukien heidän perheenjäsenensä ja läheiset liittolaisensa
  • Hallituksen pakoteluettelon tarkastukset
  • Sisäpiirikauppa

Näitä tarkastuksia tehdään oikeudellisista, sääntelyä koskevista tai liiketoiminnallisista syistä ja ne voidaan joutua uusimaan yhteydenpitomme kuluessa. On tärkeää, että toimitat meille kaikki tarvittavat tiedot ja asiakirjat, sillä niiden puuttuminen voi vaikuttaa kykyymme toimittaa tuotteita ja palveluita.

Voimme käyttää kolmannen osapuolen lähteitä saadaksemme joitakin näistä tiedoista. Lisätietoja saat lähettämällä pyynnön seuraavaan sähköpostiosoitteeseen dpo@antalis.com.

Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen

ANTALIS voi kerätä tai generoida lisätietoja sinusta yhteydenpitomme aikana voidakseen toimittaa tuotteita ja palveluita.

Lisäksi voimme käyttää henkilötieojasi:

  • Hallinnoidaksemme suhdettamme ja ylläpitääksemme sopimussuhteita
  • Tilinpidollisiin ja verotuksellisiin tarkoituksiin
  • Markkinointiin ja liiketoiminnan kehittämiseen
  • Noudattaakseen ANTALIKSEN regulatiivisia velvoitteita
  • Laillisten oikeuksien perustelemiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
  • Rikosten estämiseksi tai paljastamiseksi
  • Historiallisiin ja tilastollisiin tarkoituksiin

Muut liiketoiminnan tapahtumat

Osana liiketoimintaasi ja muita kaupallisia toimia ANTALIKSEN kanssa voimme kerätä tai generoida tietoja sinusta. Voimme käyttää näitä henkilötietoja suhteemme hallinnointiin ja ylläpitääksemme sopimussuhteita, tilinpidollisiin ja verotuksellisiin tarkoituksiin ja noudattaaksemme regulatiivisia velvoitteitamme.

Voimme myös jakaa henkilötietojasi kolmansien osapuolten kanssa, jos myymme tai ostamme yrityksiä tai varoja, missä tapauksessa meidän tulee ehkä paljastaa henkilötietoja kyseisen yrityksen tai varan mahdolliselle myyjälle tai ostajalle ja sen yritysneuvojille. Jos kolmas osapuoli tai yksi konsernin yhtiöistä ostaa yrityksen tai lähes kaikki sen varat, hallussamme olevat henkilötiedot sisältyvät siirrettäviin varoihin.

Tiloissamme kerättävät tiedot

Jos käyt tiloissamme, ANTALIKSEN tai tilojamme hallitsevan yksikön käyttämät valvontakamerat voivat kuvata sinua. Rakennukseen pääsyä hallitsevat järjestelmät voivat lisäksi tallentaa toimistoomme saapumisen ja sieltä poistumisen sijainnin, ajan ja päivämäärän.

Yhteydet

Sovellettavan lain salliessa ANTALIS voi tallentaa ja/tai tarkkailla ANTALIKSEN verkkoon tehtyjä ja vastaanotettuja puheluita ja sähköisiä viestejä suojatakseen yritystämme ja tarkistaakseen käytäntöjemme ja asiaan kuuluvien laillisten vaatimusten noudattamisen. Tallentaminen ja/tai tarkkailu suoritetaan laillisia liiketoiminnan tarkoituksia varten ja sovellettavan lainsäädännön ja asetusten mukaisesti. Tämä voi sisältää seuraavia tarkoituksia:

  • Tosiasioiden tallentaminen (mukaan lukien ääniviestien muuntaminen tekstiksi)
  • Yhdenmukaistaminen ANTALIKSEN käytäntöjen ja menetelmien kanssa
  • Sovellettavan lainsäädännön ja asetusten noudattaminen
  • Rikosten estäminen ja paljastaminen
  • ANTALIKSEN verkostojen ja järjestelmien tehokkaan käytön ja toiminnan tarkastaminen

Voidaksemme kommunikoida tehokkaasti, voimme lähettää kirjeenvaihtoa ja asiakirjoja salaamattomina sähköpostiviesteinä. Sinä ymmärrät, että se ei ole taatusti suojattu viestintätapa ja että toimituksella ei ole palvelunormeja. Jos haluat, että emme käytä salaamatonta sähköpostia, keskustele asiasta ANTALIS-yhteyshenkilösi kanssa.

Markkinointi ja liiketoiminnan kehittäminen

ANTALIS kerää tietoja markkinoinnin ja liiketoiminnan kehittämisen tarkoituksiin ja osana asiakassuhteidensa yleistä hallinnointia. Voimme käyttää joitakin henkilötietoja asiakkaan viihdetarkoituksiin, mukaan lukien kiinnostuksenkohteidesi ja mieltymystesi tallentaminen.

Voimme käyttää henkilötietojasi lähettääksemme sinulle tietoa tuotteistamme ja palveluistamme, alan kehityksestä, esitteitä, lehdistöjulkaisuja ja kutsuja seminaareihin sähköpostitse tai postitse tai käyttämällä sosiaalista mediaa tai sosiaalisen verkostoitumisen sivustoja. Voit valita aiheet ja alueet, joista olet kiinnostunut rekisteröityessäsi sivustollemme. Voit päivittää valintojasi tai peruuttaa suostumuksesi milloin vain. Jos haluat lisätietoja oikeuksiesi käyttämisestä, lue kappale 11, "Sinun oikeutesi".

Tapahtumat

Jos osallistut ANTALIKSEN järjestämään tapahtumaan tai ANTALIKSEEN liittyvään tapahtumaan, keräämme yhteystietoja osana tapahtumaan rekisteröitymistä. Näitä tietoja voivat olla ravitsemustarpeet ja tiedot sairauksista tai vammaisuudesta, joka voi vaikuttaa tapahtumaan osallistumiseen. Jos tapahtuma järjestetään kumppaniorganisaation kanssa tai ulkoisessa tapahtumapaikassa, joudumme ehkä jakamaan henkilötietojasi kumppanin, tapahtuman järjestäjän tai tapahtumapaikan kanssa. Jaamme vain tapahtuman järjestämiseen tarvittavan vähimmäismäärän tietoja. Jos kumppaniorganisaatiomme järjestää tapahtuman, on sen vastuulla ilmoittaa sinulle sen mahdollisesti suorittamasta markkinoinnista ja hankkia suostumuksesi tarvittaessa.

Evästeet

Jos käytät sivustojamme, ilmoitamme sinulle, että niillä käytetään evästeitä ja muita verkkosivustojen liikennettä analysoivia työkaluja (esim. Pixel Tracking, Google Analytics jne.). Napsauta linkkiä https://www.antalis.com/cookies-use-policy saadaksesi lisätietoa näiden työkalujen käytöstä tai lähettämällä pyynnön seuraavaan sähköpostiosoitteeseen dpo@antalis.com.

 

5. Kansainväliset siirrot

ANTALIS on globaalisti toimiva kansainvälinen yritys. Useimpien kansainvälisten yritysten tavoin ANTALIS on keskittänyt asiakashallintonsa ja asiakirjahallintansa tietyt osat Euroopan unionin alueelle. Kun hankkeet ulottuvat useamman lainkäyttövallan alueelle, kaikkien asiaan kuuluvien ANTALIKSEN työntekijän tulee voida käyttää tietoja. Tästä syystä henkilötietojasi voidaan siirtää alkuperämaan rajojen ulkopuolelle (mikä voi sisältää siirtoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle) ja niitä voidaan käyttää ANTALIKSEN sisäisesti globaalisti.

ANTALIS on ryhtynyt kaikkiin tarvittaviin suojaus- ja oikeudellisiin varotoimiin taatakseen ANTALIKSEN sisällä siirrettävien henkilötietojen suojauksen ja eheyden. Näin kaikkiin ETA:sta peräisin oleviin henkilötietoihin sovelletaan Euroopan unionin tietosuojalainsäädäntöä ja samoja henkilötietojen suojausstandardeja. Näin ollen henkilötietosi saavat samantasoisen suojauksen huolimatta niiden sijainnista ANTALIKSEEN sisäisesti.

Mahdollisesti muilla lainkäyttöalueilla sijaitsevat ANTALIKSEN palveluntarjoajat voivat saada käyttöönsä henkilötietojasi. Jos haluat lisätietoa, lue alla oleva kappale 7, "Palveluntarjoajat".

 

6. Paljastaminen

ANTALIS voi paljastaa henkilötietojasi, (i) jos se on tarpeen ilmoitettuja tarkoituksia varten, mukaan lukien ANTALIKSEN sisäisesti; (ii) jos sovellettava lainsäädäntö niin edellyttää; (iii) yhtiömme uudelleenjärjestelyihin tai toiseen yhtiöön yhdistymiseen liittyen, (iv) jos paljastaminen on mielestämme välttämätöntä sopimusehtojen toteuttamiseksi ja soveltamiseksi tai muulla tavoin ANTALIKSEN oikeuksien, omaisuuden tai turvallisuuden suojaamiseksi; (v) oikeuskäsittelyn, oikeuden päätöksen tai muun oikeudellisen velvoitteen tai hallituksen tutkimuksen noudattamiseksi tai (vi) sinun luvallasi.

Haluaisimme kiinnittää erityistä huomiota tosiasiaan, että joillakin lainkäyttöalueilla ANTALIKSELLA on laillinen velvoite ilmoittaa epäilyttävistä tapahtumista ja muusta toiminnasta sääntelyviranomaisille rahanpesun vastaisuutta, terrorismin rahoittamista ja sisäpiirikauppojen vastaisuutta koskevan lainsäädännön nojalla. ANTALIS voi lisäksi ilmoittaa epäilemästään rikollisesta toiminnasta poliisille ja muille lainvalvontaelimille. Meillä ei välttämättä ole lupaa ilmoittaa tästä sinulle ennen tietojen paljastamista, tai milloinkaan.

Asiakkaisiin, liiketoimintaan ja yhtiön kontakteihin liittyvien henkilötietojen kolmannen osapuolen vastaanottajia voivat olla:

  • Vero-, tulli- ja valmisteveroviranomaiset
  • Sääntelyelimet ja ammattijärjestöt
  • Pörssi- ja toimivaltaiset viranomaiset
  • Yritysjohtajien ja -osakkaiden julkiset rekisterit
  • Henkilöllisyydentodistuspalveluiden tarjoajat
  • Luottotietotoimistot
  • Tuomioistuimet, poliisi ja lainvalvontaviranomaiset
  • Hallituksen elimet ja toimistot
  • Tarkastajat ja yritysneuvojat (mukaan lukien ammatilliset vastuuvakuuttajat ja neuvojat)

ANTALIS suorittaa kohtuullisia toimia paljastaakseen kussakin tapauksessa vain tarvittavien tietojen vähimmäismäärän.

 

7. Palveluntarjoajat

ANTALIKSELLE palveluja tarjoaviin kolmansiin osapuoliin viitataan "alihankkijoina". ANTALIS tekee alihankkijoiden kanssa sopimuksia, joissa otetaan huomioon asianmukaisen tietosuojalainsäädännön vaatimukset. Alihankkijoiden edellytetään käyttävän asianmukaisia suojaustoimia henkilötietojen suojaamiseksi ja niitä kielletään käyttämästä henkilötietoja muuten kuin ANTALIKSEN ilmoittavalla tavalla.

Alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja ANTALIKSEN puolesta, voivat sijaita Euroopassa tai muissa maissa kautta maailman. ANTALIS varmistaa, että alihankkijat noudattavat sovellettavaa lainsäädäntöä henkilötietojen siirtämisessä sen lainkäyttöalueen ulkopuolelle, jossa ne alun perin kerättiin. Koskien Euroopan talousalueella kerättyjä tietoja tai ETA:n alueen rekisteröityjä koskevien tietojen suhteen ANTALIS edellyttää alihankkijoita suorittamaan mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirtämiseen kolmansiin maihin sovellettavan Euroopan unionin tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Jos haluat lisätietoa alihankkijoista, joiden kanssa teemme yhteistyötä, ota yhteyttä globaaliin tietosuojavaltuutettuun lähettämällä pyyntö seuraavaan sähköpostiosoitteeseen dpo@antalis.com.

 

 

8. Tietojesi pitäminen ajan tasalla

ANTALIS tekee kaikkensa pitääkseen hallussaan olevat henkilötiedot paikkansapitävinä ja täydellisinä. Jotta meillä olisi varmasti ajan tasalla olevia tietoja sinusta, on tärkeää, että ilmoitat meille yhteystietojesi tai muiden henkilötietojesi muutoksista. Ota yhteyttä henkilöön, jonka kanssa olet tavallisesti yhteydessä ANTALIKSELLA. Voit myös ottaa yhteyttä ANTALIKSEN globaaliin tietosuojavaltuutettuun lähettämällä pyynnön seuraavaan sähköpostiosoitteeseen dpo@antalis.com.

 

9. Säilyttäminen

ANTALIS säilyttää henkilötietoja vain niin kauan kuin on tarpeen kappaleessa 4 kuvailtuja tarkoituksia varten: ”Keräämämme tiedot ja miten käytämme niitä”. Huomaa, että säilytyksen pituus voi vaihdella eri lainkäyttöalueilla. Henkilötietoja säilytetään yleensä vähintään 2 vuotta, ja niitä voidaan säilyttää sovellettavan vanhentumisajan määrittämän ylimääräisen ajan verran.

Voimme joutua säilyttämään tietoja merkittävän pituisia ajanjaksoja laillisten oikeuksiemme perustelemiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä arkistointia ja historiallisia tarkoituksia varten. Henkilötiedot tehdään nimettömiksi yksilöitä tunnistavia yksityiskohtia poistamalla, vaihtamalla tai estämällä, mikäli se on mahdollista ja käytännöllistä.

Jos haluat lisätietoa säilytyskäytännöstä, ota yhteyttä globaaliin tietosuojavaltuutettuun lähettämällä pyyntö seuraavaan sähköpostiosoitteeseen dpo@antalis.com.

10. Sinun oikeutesi

Sinulla on seuraavat henkilötietoihisi liittyvät oikeudet:

  • oikeus saada ANTALIKSEN hallussa olevia itseäsi koskevia henkilötietoja
  • oikeus saada omat henkilötietosi korjatuiksi, jos ne ovat esimerkiksi epätäydellisiä tai virheellisiä
  • oikeus peruuttaa suostumus vastaanottaa markkinointiviestejä milloin vain
  • joissakin olosuhteissa ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, oikeus rajoittaa tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää henkilötietojesi poistamista
  • joissakin tapauksissa ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, oikeus saada kopio ANTALISille toimittamistasi henkilötiedoista rakennellussa, yleisesti käytössä olevassa ja koneellisesti luettavassa muodossa (tunnetaan nimellä "tietojen siirrettävyys")
  • jos olet toimittanut henkilötietoja vapaaehtoisesti tai muulla tavoin antanut suostumuksesi niiden käyttöön, oikeus peruuttaa suostumuksesi
  • oikeus valittaa tietosuojaviranomaiselle (lue lisää jäljempänä).

Jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota yhteyttä ANTALIKSEN globaaliin tietosuojavaltuutettuun lähettämällä pyyntö seuraavaan sähköpostiosoitteeseen dpo@antalis.com.

Sähköpostien lähettäminen ja sähköinen yhteydenpito suoramarkkinointitarkoituksessa

Kun avaat tilin tai rekisteröidyt ensimmäistä kertaa meille, ANTALIS kysyy, haluatko vastaanottaa markkinointi-/kaupallista tietoa ANTALIKSELTA. Saadaksesi tietoja ANTALIKSELTA sinun tulee valita valintaruutu "Suostun vastaanottamaan markkinointi-/kaupallista tietoa tai tarjouksia ANTALIKSEN puolesta, kaikilta ANTALIS-yrityksiltä ja niiden jälleenmyyjiltä sähköpostilla tai sähköisen viestinnän välityksellä". Jos kieltäydyt tietojen vastaanottamisesta, jätä valintaruutu tyhjäksi.

SUOSTUMUKSEN ANTAMINEN: Jos suostut vastaanottamaan tietoa ANTALIKSELTA, saa ANTALIS luvan lähettää sinulle digitaalista tai painettua markkinointi-/kaupallista tietoa, kuten esimerkiksi tuotetietoja, kaupallisia tarjouksia, tietoja tapahtumista, tietoa projekteista tai kutsuja.

Jos haluat lopettaa tilauksen, voit joko mennä omalle tilillesi ANTALIS-sivustolla ja poistaa merkin valintaruudusta, tai napsauttaa jokaisessa ANTALIKSEN lähettämässä tai sen puolesta lähetetyssä viestissä olevaa lopeta tilaus -linkkiä, tai lähettää sähköpostia ANTALIKSEN globaalille tietosuojatietosuojavaltuutetulle seuraavaan sähköpostiosoitteeseen dpo@antalis.com.

Entä jos olet alle 16-vuotias?

Jos olet alle 16-vuotias, muista hankkia lupa vanhemmiltasi / holhoojiltasi ennen kuin toimitat meille henkilötietojasi. Alle 16-vuotiaat eivät saa toimittaa meille henkilötietojaan ilman tällaista lupaa.

Oikeus tehdä valitus

Jos vastauksemme ei tyydytä sinua tai jos uskot meidän käsittelevän henkilötietojasi laittomalla tavalla, voit tehdä valituksen asianmukaiselle tietosuojavaltuutetulle omassa maassasi.

Tähän ilmoitukseen tehtävät korjaukset

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty toukokuussa 2018. Voimme tehdä aika ajoin muutoksia tietosuojailmoitukseen tai muokata sitä tarvittaessa noudattaaksemme sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä. Sinun kannattaa tarkastaa ilmoitus aika ajoin muutosten varalta. Kaikki tietosuojailmoituksen ehtoihin tehtävät muutokset astuvat voimaan päivästä, jolloin ne julkaistaan sivustoillamme.

Tiedustelu

Jos sinulla on tätä tietosuojailmoitusta koskeva tiedustelu, ota yhteyttä ANTALIKSEN globaaliin tietosuojavaltuutettuun lähettämällä pyyntö seuraavaan sähköpostiosoitteeseen dpo@antalis.com.

 

Privacy Notice - Client and Third Party

Effective date: July 2018

Contents
1. Who we are
2. Who does this privacy notice apply to?
3. What information is covered?
4. The information we collect and how we use it
5. International transfers
6. Disclosures
7. Service providers
8. Keeping your information up to date
9. Retention
10. Your rights


1. WHO WE ARE

Antalis  (“ANTALIS”) is a French Société Anonyme with a share capital of 213 000 000 euros, registered with the Registre du Commerce et des Sociétés of Nanterre under number 410 336 069, and having is registered office at 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (France).

ANTALIS Group is the leading professional paper distributor and provider of packaging and Visual Communication solutions in Europe and the world (outside of the United States). ANTALIS Group is the only operator in its sector with an international presence in 43 countries through its affiliated companies. The ANTALIS Group provides one of the most extensive and diversified ranges of products and solutions in the market and offers its clients a high and ground breaking level of service in terms of customization, expertise and logistics, mainly through its 123 distribution centers situated throughout the world.

Contact details for our ANTALIS companies around the world can be found on our website www.antalis.com.

ANTALIS is committed to collecting, maintaining, and using personal information about our clients and business contacts responsibly. The provisions of data protection laws in the European Union and elsewhere impose strict conditions on ANTALIS.

Through its Code of Conduct, ANTALIS has made, for itself and its Group of companies, a statement by which the Group recognizes the fundamental and inalienable right, for each individual, to the protection of his/her private life and his/her personal data. commitment to implement the necessary procedures so that the collection and processing of the personal data that it carries out in the course of its activities, is performed according to the law applicable and with due respect of the individuals, the security and the confidentiality of their information. You can find more on our website www.antalis.com.

ANTALIS Group works to update its processes in accordance to the EU Regulation 2016/679 on the Personal Data Protection by setting up an internal program of data protection to sponsor a consistent standard across ANTALIS Group when collecting, using, and managing personal information.

The data controller(s) in respect of your personal information will be the ANTALIS Company or companies with which you are dealing and/or ANTALIS, which shall be referred to as ANTALIS here below.

This privacy notice explains how we may collect, use and disclose information about clients, suppliers, shareholders and other business and company contacts, and describes the rights you may have in respect of your own personal information. Please read it carefully.

2. WHO DOES THIS PRIVACY NOTICE APPLY TO?

Clients
This notice applies to the individual client contacts with whom we deal, including prospective clients. It applies to personal information that is collected as part of our client on-boarding process and discontract, as well as to the information gathered during the course of a client relationship.
It also applies to the personal information of employees at client entities whose details we may receive as part of the provision of products and services. In these circumstances our main client contact is responsible for ensuring that all affected individuals are made aware that their personal details will be provided to us and of the purposes for which we will use that information, for example by showing them a copy of this notice.

Shareholders
The above description applies the same to our shareholders.

Suppliers
The above description applies the same to our suppliers.

Business Contacts
In addition, this notice covers the personal information of individuals who are not existing or former clients or shareholders but who engage with ANTALIS by signing up to receive communications such as email alerts and publications, or who attend events run by ANTALIS (either alone or in conjunction with partner organizations).

Other Contacts
This notice also covers the personal information of individuals that ANTALIS has a business arrangement or contact with in the course of its business, such as agents, other stakeholders and adverse parties.


3. WHAT INFORMATION IS COVERED?

In this privacy notice, “personal information” means any information (whether electronic or written) relating to an individual who can be identified directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that individual.

It also includes special categories of personal information (“special category data”) from which we can determine or infer an individual's racial or ethnic origin, political opinions, religious beliefs or other beliefs of a similar nature, membership of a trade union, physical or mental health or condition (including biometric and genetic data), sexual life/orientation, or judicial data (including information concerning the commission or alleged commission of a criminal offence and any sentence or penalty imposed).

ANTALIS will only collect special category data if it is necessary for one of the purposes described below. Further information about when and why we may need to do this is set out in section 4 “The information we collect and how we use it” here below.


4. THE INFORMATION WE COLLECT AND HOW WE USE IT

ANTALIS may use your personal information for a variety of purposes, as outlined in the following sections.

ANTALIS is committed to collecting and using only the personal information that is necessary for the provision of products and services to our clients; to establish and/or maintain its business relationship with business contacts; and to keep individuals informed of products and services and events which it reasonably considers may be of interest to them and/or which they have otherwise confirmed their preference to receive from ANTALIS. You can find more details about the purposes, the information we may collect, the source of the information and the legal authority relied upon by ANTALIS by sending a request to the following dedicated email dpo@antalis.com.

In some cases, it will be mandatory for you to provide personal information to ANTALIS to enable us to provide products and services to you (or your employer), engage with you or to comply with ANTALIS’s legal obligations.

Identity, Conflicts, Anti-Money Laundering and other Checks

ANTALIS collects a variety of information about clients and contacts as part of our new contact on boarding process. This may be referred to as due diligence or “Know Your Client” or “Know Your Supplier”. The checks may include some or all of the following:
• Identity verification: proof of name and address    
• Ultimate beneficial ownership of corporate and other legal entities
• Conflicts checks: to avoid a conflict of interest
• Anti-money laundering, proceeds of crime and terrorist financing checks
• Politically Exposed Persons checks: those with prominent roles in government, judiciary, courts, central banks, embassies, armed forces and state-owned enterprises, including their family members and close associates
• Government Sanctions List checks
• Insider

These checks are made for legal, regulatory or business reasons and may need to be repeated during the course of our contract. It is important that you provide us with all necessary information and documents or this may affect our ability to provide products and services.

We may use third party sources to obtain some of this information. Details can be accessed by sending a request to the following dedicated email dpo@antalis.com.

Providing Products and Services

ANTALIS may collect or generate additional details about you during the course of our contract, for the purpose of providing products and services.

We may also use your personal information:
• To administer our relationship and maintain contractual relations
• For accounting and tax purposes
• For marketing and business development
• To comply with ANTALIS’s regulatory obligations
• To establish, exercise or defend legal rights
• For the prevention and detection of crime
• For historical and statistical purposes

Other Business Interactions

As part of your business or other commercial dealings with ANTALIS, we may collect or generate details about you. We may use this personal information to administer our relationship and maintain contractual relations, for accounting and tax purposes and to comply with our regulatory obligations.

We may also share your personal data with third parties if we sell or buy a business or assets, in which case we may need to disclose personal data to the prospective seller or buyer of the business or the assets in question, as well as their professional advisers. If the company or substantially all of its assets are acquired by a third party or one company of our Group, the personal data we hold by the seller will be included in the transferred assets.

Information Collected at our Premises

If you visit our premises, your image may be captured on CCTV systems operated by ANTALIS or the entity which manages our premises. Building access control systems may also capture the location, time and date of your entry and exit to our offices.

Communications

Where permitted by applicable law, ANTALIS may record and/or monitor telephone calls made and received and electronic communications sent to or received by ANTALIS’s networks in order to protect our business and verify compliance with our policies and relevant legal requirements. Any such recording and/or monitoring will be carried out for lawful business purposes and in accordance with applicable laws and regulations. This may include the following purposes:
• Recording facts (including converting voice messages into text)
• Establishing compliance with ANTALIS’s policies and procedures
• Complying with applicable laws and regulations
• For crime prevention and detection
• To monitor the effective use and operation of ANTALIS’s networks and systems

In order to communicate efficiently, correspondence and documents may be sent by unencrypted email. You will be aware that this is not guaranteed as a secure method of communication, nor are there any service standards for delivery. If you would prefer us not to use unencrypted email, please speak to your contact at ANTALIS.

Marketing and Business Development

ANTALIS collects information for marketing and business development purposes and as part of the general administration of client relationships. We may use some personal information for client entertainment purposes, including recording your interests and preferences.

We may use your personal details to send you information by email or post, or using social media or social networking sites, about our products and services, developments in industry, brochures, press releases, invitations to seminars and talks. You can select the areas and subjects you are interested in when you sign up on our website. You may update your preferences or opt out at any time. For more information on how to exercise your rights, see section 11 “Your rights below”.

Events

If you attend an event that is run by or in association with ANTALIS, we will collect contact details as part of event registration. This information may include dietary requirements and details of any health issues or disabilities which may impact upon your attendance at or participation in the event. Where an event is run in association with a partner organization or hosted at an external venue, we may need to share your personal details with the partner, event organizer or venue. Only the minimum information will be shared as necessary for the purposes of running the event. If the event is run in association with a partner organization, they will be responsible for informing you about any marketing they may wish to undertake and obtaining your consent where necessary.

Cookies

If you use our websites, we inform you that they use cookies and other web traffic analysis tools (eg, Pixel Tracking, Google Analytics, etc.). Please click Cookies policy for more information on our use of these tools or request it at dpo@antalis.com


5. INTERNATIONAL TRANSFERS

ANTALIS is an international group operating on a global basis. Like most international businesses, ANTALIS has centralized certain aspects of its client administration and records management in the European Union. In addition, where projects span more than one jurisdiction, information will need to be accessed by all those within ANTALIS who are working on the matter. As a result, your personal information may be transferred outside the country of origin (which includes transfers outside the European Economic Area) and may be accessed across ANTALIS on a global basis.

ANTALIS will take all necessary security and legal precautions to ensure the safety and integrity of personal information that is transferred within ANTALIS to allow for global transfers within ANTALIS of personal information originating in the EEA in accordance with applicable European Privacy Laws through the use of the same standards of protection for personal information. Your personal information will therefore be given the same level of protection regardless of its location within ANTALIS.

Your personal information will also be accessed by ANTALIS’s service providers who may be located in other jurisdictions. For more information, see section 7 Service providers below.


6. DISCLOSURES

ANTALIS may disclose your personal information (i) where this is necessary for the stated purposes, including within ANTALIS itself; (ii) if required by applicable law; (iii) in connection with a reorganization or combination of our firm with another firm, (iv) if we believe that such disclosure is necessary to enforce or apply terms of contract and other agreements or otherwise protect and defend ANTALIS’s rights, property or safety; (v) in order to comply with a judicial proceeding, court order or other legal obligation, or a regulatory or government inquiry; or (vi) with your consent.

We would like to draw particular attention to the fact that in some jurisdictions, ANTALIS has a legal obligation to report suspicious transactions and other activity to relevant regulatory authorities under anti-money laundering, terrorist financing, insider dealing or related legislation. ANTALIS may also report suspected criminal activity to the police and other law enforcement bodies. We may not be permitted to inform you about this in advance of the disclosure, or at all.

Third party recipients of personal information relating to clients, business and firm contacts may include:
• Tax and Customs & Excise authorities
• Regulatory and other professional bodies
• Stock exchange and listing authorities
• Public registries of company directors and shareholdings
• Providers of identity verification services
• Credit reference agencies
• The courts, police and law enforcement agencies
• Government departments and agencies
• Auditors and professional advisers (including professional indemnity insurers and advisers)

ANTALIS will use all reasonable efforts to disclose the minimum personal information necessary in each case.


7. SERVICE PROVIDERS

Third parties providing services to ANTALIS are referred to as “Sub-contractors.” ANTALIS will put in place contracts with Sub-contractors which address the requirements of relevant privacy laws. Sub-contractors will be required to use appropriate security measures to protect personal information and will be prohibited from using personal information other than as instructed by ANTALIS.

Sub-contractors who process personal information on behalf of ANTALIS may be located in Europe or other countries around the world. ANTALIS will ensure that Sub-contractors comply with any applicable legal requirements for transferring personal information outside the jurisdiction in which it was originally collected. For data collected in the European Economic Area or which relates to data subjects in the EEA, ANTALIS will require Sub-contractors to execute the Standard Contractual Clauses for the transfer of personal information to third countries, as sanctioned under applicable European privacy laws.

If you would like more information about the Sub-contractors we work with, please contact the Global Data Protection Officer by sending a request to the following dedicated email dpo@antalis.com.

8. KEEPING YOUR INFORMATION UP TO DATE

ANTALIS makes every effort to maintain the accuracy and completeness of the personal information held by ANTALIS. To help us ensure we have the most up to date information about you, it is important that you inform us of any updates to your contact details or other personal information. Please contact the person you usually deal with at ANTALIS. You can also contact ANTALIS' Global Data Protection Officer by sending a request to the following dedicated email dpo@antalis.com.


9. RETENTION

ANTALIS will retain personal information only for as long as it is needed for the purposes described in section 4 above: The information we collect and how we use it. Note that retention periods may vary in different jurisdictions. Personal Data is usually kept for a minimum period of 2 years and might be kept for an extra-period defined by the applicable statute of limitation.

We may need to retain information for significant periods of time in order to establish, exercise or defend our legal rights, and for archiving and historical purposes. Where possible and practical, personal information will be rendered anonymous through the removal, substitution or blocking of details which enable individuals to be identified.

If you would like more information about the retention policy, please contact the Global Data Protection Officer by sending a request to the following dedicated email dpo@antalis.com.

10. YOUR RIGHTS

You have the following rights in relation to your personal information:
• to access the personal information held by ANTALIS about you;
• to have your personal information corrected, for example if it is incomplete or incorrect;
• to opt out of receiving marketing communications at any time;
• in certain circumstances and subject to applicable law, the right to restrict or object to the processing of your personal information, or request that your personal information is erased;
• in certain circumstances and subject to applicable law, the right to receive a copy of the personal information which you have provided to ANTALIS, in a structured, commonly used and machine-readable format (known as “data portability”);
• where you have provided personal information voluntarily, or otherwise consented to its use, the right to withdraw your consent;
• the right to complain to a Data Protection Authority (see further below).

If you wish to exercise your rights, please contact ANTALIS' Global Data Protection Officer at by sending a request to the following dedicated email dpo@antalis.com.

E-mailing and electronic communication for direct marketing purpose

When you create an account or register for the first time with us, ANTALIS will ask you if you wishes to receive marketing/commercial information from ANTALIS. In order to receive information from ANTALIS, You shall tick the box "I consent to receive marketing/commercial information or offer from or on behalf of ANTALIS, any of ANTALIS companies and any of their official distributors by emails or any electronic communication means". If you refuse to receive information, you shall leave the box unticked.

OPTIN:  If you have agreed to receive information from ANTALIS, ANTALIS will be then allowed to send you digital or printed marketing/commercial information, such as product information, commercial offer, information about an event, information about a project, or an invitation, for example.

In order to unsubscribe, You can either go in your account section of the ANTALIS website and untick the box, or click on the unsubscribe link which will be included under any email sent by or on behalf of ANTALIS, or send an email to ANTALIS' Global Data Protection Officer at by sending a request to the following dedicated email dpo@antalis.com.

What if you are under 16?

If you are under the age of 16, please make sure you have permission from your parents / legal representative before providing us with personal data about you. Minors under 16 years old are not allowed to provide us with their personal data without such authorization.

Right to lodge a complaint

If our response does not satisfy you or if you believe that we are not processing your personal data in accordance with the law, you can lodge a complaint with the relevant data protection supervisory authority of your country.

Amendments to this declaration

This Privacy Notice has been updated in May 2018. We may make changes from time to time or modify it as necessary to comply with any applicable data protection law. You may wish to review it again on an ad hoc basis. Any changes to any provision of the Privacy Notice will apply from the date of publication on our websites.

Query
If you have a query about this Privacy Notice, please contact ANTALIS' Global Data Protection Officer at by sending a request to the following dedicated email dpo@antalis.com.