HR Global Privacy Notice

 


ANTALIS TIETOSUOJAILMOITUS

Voimassa toukokuusta 2018 alkaen

Antalis on sitoutunut suojaamaan kaikkien henkilötietojaan yhtiön kanssa jakavien työntekijöiden ja työnhakijoiden henkilötiedot. Olemme laatineet tämän Tietosuojailmoituksen, jonka tavoitteena on tiedottaa sinulle oikeuksistasi ja erilaisista Antaliksen henkilötietojesi suojaamiseksi järjestämistä aloitteista. Tietosuojailmoitukseen sisältyy 10 kappaletta.

On tärkeää, että luet ja ymmärrät sen.     

Sisältö

1. Soveltamisala
2. Ketä tämä tietosuojailmoitus koskee?
3. Mitä tietoja se koskee?
4. Keräämämme tiedot ja miten käytämme niitä
5. Tietojen säilyttäminen
6. Kansainväliset siirrot
7. Paljastaminen
8. Palveluntarjoajat
9. Tietojesi pitäminen ajan tasalla
10. Sinun oikeutesi

1.  SOVELTAMISALA

Antalis (“ANTALIS”) on ranskalainen Société Anonyme, jonka osakepääoma on 213 000 000 euroa, joka on rekisteröity Nanterren Registre du Commerce et des Sociétés'ssa numerolla 410 336 069, ja jonka rekisteröity toimisto sijaitsee osoitteessa 8 rue de Seine, 92100 Boulogne-Billancourt (Ranska).

Suhtaudumme erittäin vakavasti työntekijöidemme ja työnhakijoidemme yksityisyyden suojaamiseen osana yhtiömme arvoja.  Antalis on näin ollen sitoutunut keräämään, ylläpitämään ja käyttämään henkilötietoja vastuullisesti. Lisäksi Euroopan unionin ja muiden alueiden tietosuojalakien määräyksen asettavat tiukat ehdot, ja me olemme sitoutuneita noudattamaan niitä.

Antalis tekee liiketoiminnan menettelysääntöjensä kautta itselleen ja yrityskonsernilleen lausunnon, jolla Konserni tunnustaa jokaisen henkilön perustavanlaatuisen ja luovuttamattoman oikeuden suojata omaa yksityiselämäänsä ja henkilötietojaan. Olemme sitoutuneet toteuttamaan tarvittavia menetelmiä, jotta toimintamme yhteydessä tapahtuva henkilötietojen kerääminen ja käsittely suoritetaan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti ja kunnioittaen yksilöitä ja heidän tietojensa suojausta ja luottamuksellisuutta. Lue lisää sivustollamme www.antalis.com.

ANTALIS-konserni on tehnyt työtä päivittääkseen prosessejamme noudattaaksemme EU:n tietosuojaa koskevaa asetusta 2016/679 käynnistämällä sisäisen tietosuojaohjelman tukemaan yhtenäisiä standardeja kautta ANTALIS-konsernin henkilötietojen keräämisessä, käytössä ja hallinnassa.

Henkilötietojesi rekisterinpitäjiä ovat paikallinen Antalis-yhtiö tai -yhtiöt, joiden työntekijä olet tai joissa olet aktiivisena työnhakijana. Näihin viitataan jäljempänä nimityksellä ANTALIS. 

Tässä tietosuojakäytännössä selitetään, miten voimme kerätä, käyttää ja paljastaa tietoja työntekijöistämme ja työnhakijoistamme ja kuvaillaan, mitä oikeuksia sinulla on omien henkilötietojesi suhteen. Seuraavat tiedot auttavat sinua ymmärtämään tämän asiakirjan tarkoituksen.

2. KETÄ TÄMÄ TIETOSUOJAILMOITUS KOSKEE?
Tämä tietosuojailmoitus koskee kaikkia työntekijöitä ja työnhakijoita. "Työntekijäksi" määritetään henkilö, joka työskentelee Antaliksella työsopimuksella tai vastaavalla (kuten harjoittelijat, ammattioppilaat jne.).

3. MITÄ TIETOJA SE KOSKEE?

Tässä tietosuojailmoituksessa "henkilötiedoilla" tarkoitetaan tietoja (joko sähköisiä tai kirjallisia), jotka liittyvät henkilöön joka voidaan tunnistaa suorasti tai epäsuorasti, erityisesti tunnisteen, kuten nimen, tunnusnumeron, sijaintitietojen, verkkotunnuksen tai muiden tekijöiden perusteella, jotka koskevat kyseisen henkilön fyysistä, fysiologista, geneettistä, henkistä, taloudellista, kulttuurista tai sosiaalista identiteettiä.

Se sisältää myös henkilötietojen erityisryhmiä ("erityiset tietoryhmät"), joista voidaan määrittää tai päätellä yksilön etninen alkuperä, poliittiset mielipiteet, uskonto tai muut samantyyppiset uskomukset, ammattiyhdistysjäsenyys, fyysisen terveyden tai mielenterveyden tila tai sairaus (mukaan lukien biometriset ja geneettiset tiedot), sukupuolielämä/-suuntautuminen tai oikeudelliset tiedot (mukaan lukien rikokseen syyllistyminen tai väitetty rikokseen syyllistyminen ja siitä langetettu tuomio tai rangaistus).

ANTALIS kerää erityisiä tietoryhmiä vain, jos se on tarpeen seuraavia tarkoituksia varten. Lisätietoa siitä, milloin ja miksi meidän tulee ehkä tehdä näin, on alla olevassa kappaleessa 4, "Keräämämme tiedot ja miten käytämme niitä".

4. KERÄÄMÄMME TIEDOT JA MITEN KÄYTÄMME NIITÄ

ANTALIS voi käyttää henkilötietojasi erilaisiin tarkoituksiin seuraavissa kappaleissa esitellyin tavoin.

Olemme sitoutuneet keräämään ja käyttämään vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen asioiden hoitamiseen ennen työsuhteen alkua, työsuhteen aikana ja työsuhteen jälkeen. Antalis käyttää henkilötietoja liiketoimintaan, työntekijöiden kehitykseen, informaatioteknologiaan, hallinnollisiin tarkoituksiin, ja kun niitä tarvitaan oikeudellisiin toimenpiteisiin tai muulla tavoin sovellettavan lainsäädännön nojalla Antalisin ja kolmansien osapuolten etujen suojaamiseen, tai asianmukaisella ilmoituksella, jos laki niin vaatii. Antalis voi antaa tietoja työntekijöistä kolmansille osapuolille työllistämiseen liittyvissä asioissa tai Antalisin palkka-, etuus- ja henkilöresurssiohjelmiin liittyen.

Yksi yhtiömme keskeisistä arvoista on luottamus, ja näin ollen voit saada lisätietoa tarkoituksista, keräämistämme tiedoista, tietojen lähteestä ja oikeudellisesta toimivallasta, johon ANTALIS vetoaa lähettämällä tiedustelusi seuraavaan sähköpostiosoitteeseen dataprotection-HRHQ@Antalis.com.


Henkilökohtainen tunniste ja henkilökohtainen tila

ANTALIS kerää ja ylläpitää erilaisia tietoja työntekijöistämme ja hakijoistamme tehdäksemme työsopimuksia tai muita sopimuksia kanssanne ja täyttääksemme velvoitteemme työsopimuksesi tai muun sopimuksen mukaan. Keräämämme henkilötiedot voivat sisältää joitakin tai kaikki seuraavista:


Ura

Olemme sitoutuneet tukemaan nykyisiä ja tulevia työntekijöitämme kasvattamaan lahjojaan ja taitojaan. Voimme kerätä tietoja urastasi työsuhteesi aikana työntekijän kehittymisen ja uran etenemisen tarkoituksessa. Näitä tietoja voivat olla muun muassa:

IT, yhteydet ja suojaus

Me uskomme vastuuvelvollisuuteen, ja sovellettavan lain salliessa ANTALIS voi tallentaa ja/tai tarkkailla ANTALIKSEN verkkoon tehtyjä ja vastaanotettuja puheluita ja sähköisiä viestejä suojatakseen yritystämme ja tarkistaakseen käytäntöjemme ja asiaan kuuluvien laillisten vaatimusten noudattamisen. Tallentaminen ja/tai tarkkailu suoritetaan vain laillisia liiketoiminnan tarkoituksia varten ja sovellettavan lainsäädännön ja asetusten mukaisesti. Tämä voi sisältää seuraavia tarkoituksia:

• Tosiasioiden tallentaminen (mukaan lukien ääniviestien muuntaminen tekstiksi)
• Yhdenmukaistaminen ANTALIKSEN käytäntöjen ja menetelmien kanssa
• Sovellettavan lainsäädännön ja asetusten noudattaminen
• Rikosten estäminen / selvittely ja luvattoman käytön tutkinta
• ANTALIKSEN verkostojen ja järjestelmien tehokkaan käytön ja toiminnan tarkastaminen
• Koulutus ja laadunvarmistus

ANTALIKSEN tai tilojamme hallitsevan yksikön käyttämät valvontakamerat voivat kuvata sinua käydessäsi tiloissamme. Rakennukseen pääsyä hallitsevat järjestelmät voivat lisäksi tallentaa toimistoomme saapumisen ja sieltä poistumisen sijainnin, ajan ja päivämäärän.

Seuraaviin tietoihin voidaan päästä:

Sijaintitiedot

Työsopimustasi tai ammattiin liittyvää toimintaa varten voimme antaa sinulle työkaluja/laitteita, kuten: matkapuhelimen, tietokoneen, autoja, kulkulupia, jne.

Alla olevia tietoja voidaan kerätä:  

Evästeet

Jos käytät sivustojamme, ilmoitamme sinulle, että niillä käytetään evästeitä ja muita verkkosivustojen liikennettä analysoivia työkaluja (esim. Pixel Tracking, Google Analytics jne.). Napsauta linkkiä cookies-use-policy saadaksesi lisätietoa näiden työkalujen käytöstä.

5. TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN

Voit olla varma, että ANTALIS ei säilytä henkilötietojasi kauemmin kuin on tarpeen velvollisuuksiemme suorittamiseksi tai saavuttaaksemme tarkoitukset, joita varten tiedot on kerätty, tai niin kauan, kuin sovellettavat tietosuojalait sallivat.

Asianmukaisen säilytyskauden määrittämiseksi otamme huomioon tietojen määrän, luonteen ja arkaluonteisuuden, tietojen luvattomasta käytöstä tai paljastumisesta seuraavan potentiaalisen haitan vaaran, ja sen, voimmeko saavuttaa tarkoitukset muilla tavoilla, sekä sovellettavat lakisääteiset vaatimukset.
Voimme joutua säilyttämään tietoja merkittävän pituisia ajanjaksoja laillisten oikeuksiemme perustelemiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi sekä arkistointia ja historiallisia tarkoituksia varten. Henkilötiedot tehdään nimettömiksi yksilöitä tunnistavia yksityiskohtia poistamalla, vaihtamalla tai estämällä, mikäli se on mahdollista ja käytännöllistä.

6. KANSAINVÄLISET SIIRROT

Kuten useimmat kansainväliset yhtiöt, globaalisti toimivana konsernina olemme keskittäneet joitakin henkilöresurssien hallinnon ja asiakirjahallinnon osia jakaen ja avaten hienoja kehitysmahdollisuuksia työntekijöillemme. Tästä syystä henkilötietojasi voidaan siirtää alkuperämaan rajojen ulkopuolelle (mikä voi sisältää siirtoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle) ja niitä voidaan käyttää ANTALIKSEN sisäisesti globaalisti.

Luottamus on yksi TIIMIARVOISTAMME, joiden pohjalta me työskentelemme, ja näin ollen ryhdymme kaikkiin tarvittaviin suojaus- ja oikeudellisiin varotoimiin taatakseen ANTALIKSEN sisällä siirrettävien henkilötietojen suojauksen ja eheyden. Näin kaikkiin ETA:sta peräisin oleviin henkilötietoihin sovelletaan Euroopan unionin tietosuojalainsäädäntöä ja samoja henkilötietojen suojausstandardeja. Näin ollen henkilötietosi saavat samantasoisen suojauksen huolimatta niiden sijainnista ANTALIKSESSA sisäisesti.

Muista, että mahdollisesti muilla lainkäyttöalueilla sijaitsevat ANTALIKSEN palveluntarjoajat voivat saada käyttöönsä henkilötietojasi. Jos haluat lisätietoa, lue alla oleva kappale 7, "Palveluntarjoajat".

7. PALJASTAMINEN

ANTALIS voi paljastaa henkilötietojasi, (i) jos se on tarpeen ilmoitettuja tarkoituksia varten, mukaan lukien ANTALISESSA sisäisesti; (ii) jos sovellettava lainsäädäntö niin edellyttää; (iii) yhtiömme uudelleenjärjestelyihin tai toiseen yhtiöön yhdistymiseen liittyen, (iv) jos paljastaminen on mielestämme välttämätöntä sopimusehtojen toteuttamiseksi ja soveltamiseksi tai muulla tavoin ANTALIKSEN oikeuksien, omaisuuden tai turvallisuuden suojaamiseksi; (v) oikeuskäsittelyn, oikeuden päätöksen tai muun oikeudellisen velvoitteen tai hallituksen tutkimuksen noudattamiseksi tai (vi) sinun luvallasi.

Työntekijöihin liittyvien henkilötietojen kolmannen osapuolen vastaanottajia voivat olla:

• Vero-, tulli- ja valmisteveroviranomaiset
• Sääntelyelimet ja ammattijärjestöt
• Pörssi- ja toimivaltaiset viranomaiset
• Yritysjohtajien ja -osakkaiden julkiset rekisterit
• Henkilöllisyydentodistuspalveluiden tarjoajat
• Tuomioistuimet, poliisi ja lainvalvontaviranomaiset
• Hallituksen elimet ja toimistot
• Tarkastajat ja yritysneuvojat (mukaan lukien ammatilliset vastuuvakuuttajat ja neuvojat)

Vakuutamme sinulle, että suoritamme kohtuullisia toimia paljastaaksemme kussakin tapauksessa vain tarvittavien tietojen vähimmäismäärän.

 

8. PALVELUNTARJOAJAT

ANTALIKSELLE palveluja tarjoaviin kolmansiin osapuoliin viitataan "alihankkijoina". ANTALIS tekee alihankkijoiden kanssa sopimuksia, joissa otetaan huomioon asianmukaisen tietosuojalainsäädännön vaatimukset. Alihankkijoiden edellytetään käyttävän asianmukaisia suojaustoimia henkilötietojen suojaamiseksi ja niitä kielletään käyttämästä henkilötietoja muuten kuin ANTALIKSEN ilmoittavalla tavalla.

Alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja ANTALIKSEN puolesta, voivat sijaita Euroopassa tai muissa maissa kautta maailman. ANTALIS varmistaa, että alihankkijat noudattavat sovellettavaa lainsäädäntöä henkilötietojen siirtämisessä sen lainkäyttöalueen ulkopuolelle, jossa ne alun perin kerättiin. Koskien Euroopan talousalueella kerättyjä tietoja tai ETA:n alueen rekisteröityjä koskevien tietojen suhteen ANTALIS edellyttää alihankkijoita suorittamaan mallisopimuslausekkeita henkilötietojen siirtämiseen kolmansiin maihin sovellettavan Euroopan unionin tietosuojalainsäädännön mukaisesti.


9. TIETOJESI PITÄMINEN AJAN TASALLA

Avoin kommunikaatio on keskeisen tärkeää, jos haluamme menestyä, ja sen tähden teemme kaikkemme säilyttääksemme hallussamme olevien henkilötietojen täsmällisyyden ja kattavuuden. Voimme myös tarkastaa ja korjata henkilötietoja sovellettavilta osin. Ota yhteyttä henkilöresursseihin saadaksesi lisätietoa. Jotta meillä olisi varmasti ajan tasalla olevia tietoja sinusta, on tärkeää, että ilmoitat meille yhteystietojesi tai muiden henkilötietojesi muutoksista.

10. SINUN OIKEUTESI

Olemme sitoutuneet kunnioittamaan oikeuksiasi. Sinun tulee tietää, että sinulla on seuraavat henkilötietoihisi liittyvät oikeudet:

• oikeus saada ANTALIKSEN hallussa olevia itseäsi koskevia henkilötietoja
• oikeus saada omat henkilötietosi korjatuiksi, jos ne ovat esimerkiksi epätäydellisiä tai virheellisiä
• joissakin olosuhteissa ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, oikeus rajoittaa tai vastustaa henkilötietojesi käsittelyä tai pyytää henkilötietojesi poistamista
• joissakin tapauksissa ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti, oikeus saada kopio meille toimittamistasi henkilötiedoista rakennellussa, yleisesti käytössä olevassa ja koneellisesti luettavassa muodossa (tunnetaan nimellä "tietojen siirrettävyys")
• jos olet toimittanut henkilötietoja vapaaehtoisesti tai muulla tavoin antanut meille suostumuksesi niiden käyttöön, oikeus peruuttaa suostumuksesi
• oikeus valittaa tietosuojaviranomaiselle (lue lisää jäljempänä).

Entä jos olet alle 16-vuotias?

Jos olet alle 16-vuotias tai oman maasi lain mukaan alaikäinen, muista hankkia lupa vanhemmiltasi / holhoojiltasi ennen kuin toimitat meille henkilötietojasi. Alle 16-vuotiaat ja muut alaikäiset henkilöt eivät saa toimittaa meille henkilötietojaan ilman tällaista lupaa.


Oikeus tehdä valitus

Jos vastauksemme ei tyydytä sinua tai jos uskot meidän käsittelevän henkilötietojasi laittomalla tavalla, voit tehdä valituksen asianmukaiselle tietosuojavaltuutetulle omassa maassasi.

Tähän ilmoitukseen tehtävät korjaukset

Tämä tietosuojailmoitus on päivitetty toukokuussa 2018. Voimme tehdä aika ajoin muutoksia tietosuojailmoitukseen tai muokata sitä tarvittaessa noudattaaksemme sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä. Sinun kannattaa tarkastaa ilmoitus aika ajoin muutosten varalta. Kaikki tietosuojailmoituksen ehtoihin tehtävät muutokset astuvat voimaan päivästä, jolloin ne julkaistaan.

Tiedustelu

Varmista, että ymmärrät tämän tietosuojailmoituksen sisällön Jos sinulla on sitä koskevaa kysyttävää tai jos haluat käyttää oikeuksiasi, ota meihin yhteyttä lähettämällä sähköpostia tarkoitusta varten olevaan sähköpostiosoitteeseen: dataprotection-HRHQ@Antalis.com